Privacyverklaring (pdf)

Versie 29 januari 2021

Dit is de privacyverklaring (hierna de “Privacyverklaring” genoemd) van LIVORNO BV, inclusief elke advocaat verbonden aan LIVORNO BV (hierna “LIVORNO” genoemd).

Via deze Privacyverklaring wenst LIVORNO u te informeren over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle relaties tussen, enerzijds, LIVORNO, en anderzijds, de cliënten, leveranciers, partners, prospecten en tegenpartijen.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens is LIVORNO BV.

  • Adres / maatschappelijke zetel : Sint-Michielslaan 47, 1040 Etterbeek (Brussel)
  • Ondernemingsnummer 0738.456.941
  • Telefoonnummers: +32 486 62 78 32 en +32 497 75 09 55
  • E-mail: info@livorno.be
  • Website: www.livorno.be (hierna “de Website” genoemd).

LIVORNO beschermt maximaal uw privacy en handelt overeenkomstig:

  • deze Privacyverklaring;
  • de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna “GDPR Verordening” genoemd);
  • de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (hierna “kaderwet GDPR” genoemd).

Daarnaast omvat de deontologie van advocaten eveneens heel wat verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens. Tot slot kan uiteraard ook gewezen worden op het wettelijk verankerde beroepsgeheim waar elke advocaat door gebonden is.

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Als advocatenkantoor, voornamelijk actief in het strafrecht, verzamelt en verwerkt LIVORNO BV verschillende categorieën van persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen betrekking hebben op u, in uw hoedanigheid als cliënt of leverancier van LIVORNO, maar ook op u als zakelijke relatie of tegenpartij van één van haar cliënten.

Een exhaustieve opsomming van alle persoonsgegevens die worden verwerkt is niet mogelijk. De volgende lijst is dan ook louter illustratief :

2.1 Algemene persoonsgegevens

Naam, voornaam, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, domicilieadres, woon- of verblijfplaats, ondernemingsnummer, beroep, telefoonnummer, e-mailadres, contactgegevens (incl. sociale media), faxnummer, professionele contactgegevens, Rijksregister- en/of paspoortnummer, kopie identiteitskaart (voor- en achterzijde) en/of paspoort, inschrijving KBO, mandaten, functies en rol binnen rechtspersonen, alsook alle of een gedeelte van voormelde (persoons)gegevens van eventuele lasthebber(s) van deze natuurlijke personen.

2.2 Het is mogelijk dat LIVORNO in het kader van de aangeboden diensten (m.n. voornamelijk strafrechtelijke bijstand en advies) ook de volgende gevoelige persoonsgegevens verwerkt:

  • gerechtelijk verleden, strafrechtelijke feiten of veroordelingen;
  • financiële gegevens zoals rekeninguittreksels, bankrekeningnummer(s), jaarrekeningen, enz.;
  • familiale gegevens en gegevens van minderjarigen;
  • persoonsgegevens m.b.t.:
    • de beschermde criteria, zoals vermeld in de Wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde door racisme of xenophobie ingegeven daden, namelijk nationaliteit, een zogenaamd ras, huidskleur, afkomst of nationale of etnische afstamming;
    • de beschermde criteria, zoals beschermd in de Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, namelijk leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, syndicale overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, een handicap, een fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst;
    • geslacht en/of geslachtelijke dimensie in de zin van de Wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen en de Wet van 22 mei 2014 ter bestrijding van seksisme in de openbare ruimte.

Overige persoonsgegevens die relevant kunnen zijn in het kader van een strafproces of een andere gerechtelijke of buitengerechtelijke procedure waarbinnen LIVORNO diensten uitoefent. Dit kan uiteraard sterk variëren en verschillen, afhankelijk van zaak tot zaak.

2.3 LIVORNO verzamelt en verwerkt zowel persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden verstrekt, als gegevens die via een andere weg, bijvoorbeeld via een openbare bron of gerechtelijk (straf-) dossier worden bekomen. Merk op dat elke verwerkingsverantwoordelijke die gebonden is door het beroepsgeheim niet gebonden is tot het meedelen van gegevens die in het kader van het beroepsgeheim vertrouwelijk moeten blijven.

2.4 Uw persoonsgegevens worden door LIVORNO verwerkt met het oog op het bereiken van verschillende doelen, waaronder de goede uitvoering van onze overeenkomsten, het verschaffen van een correcte dienstverlening (juridische prestaties zoals adviesverlening en bijstand voor gerechtelijke instanties), het voeren van onze algemene en financiële administratie en het beheer van het klanten- en leveranciersbestand.

2.5 Via de Website verwerkt LIVORNO onder meer ook volgende gegevens en cookies: apparaatgegevens, logbestandsgegevens zoals het IP-adres, browser en besturingssysteem, de externe website die u heeft doorverwezen en de door u bezochte pagina’s op de Website (en de datum en tijd van de door u bezochte pagina’s). Deze gegevens worden automatisch, enkel voor statistische doeleinden en met oog op verdere verbetering van de Website verwerkt. De Website maakt louter gebruik van “functionele cookies”, d.w.z. cookies die nodig zijn voor het optimaal functioneren van de Website, om bepaalde grafische elementen weer te geven e.d. Deze cookies zijn technisch noodzakelijk voor de goede werking en de beveiliging van de Website. Deze cookies kunnen zonder uw toestemming worden geplaatst, aangezien ze kaderen in het gerechtvaardigd belang van LIVORNO.

3. Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt ?

3.1 Toestemming

LIVORNO verwerkt persoonsgegevens omdat u daarvoor uw uitdrukkelijke en specifieke toestemming gaf. Uw toestemming is vrij en kunt u bovendien steeds weer intrekken.

3.2 Wettelijke, administratieve en deontologische verplichtingen

Persoonsgegevens worden verwerkt bij het vervullen van wettelijke en administratieve verplichtingen waaraan LIVORNO onderworpen is. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt onder meer bij het voldoen aan de bepalingen opgenomen in het Gerechtelijk Wetboek, de deontologische code van advocaten, de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, en bij het nakomen van fiscale, sociale en boekhoudkundige verplichtingen.

Deze opsomming is niet limitatief en kan onderhevig zijn aan veranderingen.

3.3 Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of opdracht

Teneinde de overeenkomsten met of opdrachten van cliënten en leveranciers correct te kunnen uitvoeren worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt. Dit kan reeds het geval zijn in de pre-contractuele fase of omwille van urgente opdrachten alvorens een effectieve overeenkomst tot stand komt.

3.4 Gerechtvaardigd belang

Persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt wanneer LIVORNO en/of haar cliënten daarbij een gerechtvaardigd belang hebben, zoals o.a. het verweer van gerechtvaardigde belangen (in rechte en in feite) zowel binnen als buiten een gerechtelijke procedure, maar steeds beperkt tot de strikte noodzaak van het verdedigde belang.

4. Wie heeft toegang tot uw gegevens?

In eerste instantie hebben slechts de advocaten, werknemers en medewerkers (incl. stagiairs) van LIVORNO toegang tot uw persoonsgegevens. Een advocaat is gebonden aan een strikt bepaald beroepsgeheim. Uw gegevens worden steeds vertrouwelijk behandeld, niet verhandeld, verkocht, verhuurd of doorgegeven aan derden buiten de contractuele relatie of een specifieke opdracht.

LIVORNO werkt samen met enkele derde dienstverleners (waaronder externe kantoormedewerkers, externe boekhouders, verzekeraars, IT-/online dienstverleners, softwareleveranciers, enz.) waarmee uw persoonsgegevens in beperkte mate worden gedeeld met oog op een verdere doelgebonden verwerking ervan. LIVORNO neemt de nodige maatregelen zodat deze dienstverleners uw persoonsgegevens enkel verwerken voor de doeleinden en op de wijze die door LIVORNO is vooropgesteld en dat zij voldoende waarborgen bieden om de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te respecteren en te garanderen.
Indien één van deze dienstverleners gelokaliseerd is buiten de Europese Economische Ruimte dan geeft LIVORNO uw persoonsgegevens enkel door wanneer er voorzien wordt in een passend beschermingsniveau en de dienstverlener voldoende garanties biedt inzake de beveiliging en bescherming van de persoonsgegevens.

In het kader van de uitvoering van de contractuele opdracht (juridische bijstand en advies) kunnen gegevens bijvoorbeeld gedeeld worden met de partijen in de procedure, hun raadslieden, de rechtbanken en hoven, betrokken verzekeringsmaatschappijen, notarissen, gerechtsdeurwaarders, experts en deskundigen (aangesteld door de rechtbank of door de cliënt), overheidsinstanties en – autoriteiten, (beëdigde) vertalers, externe advocaten (als zogenaamd “back office”, vervangers, of onderaannemers, d.w.z. allen advocaten waarmee LIVORNO samenwerkt), onderaannemers (o.a. in het domein van IT, recherche en veiligheid).

LIVORNO stelt uw persoonsgegevens niet ter beschikking aan derden voor commerciële en/of promotionele doeleinden, tenzij u hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebt verleend.

In uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat LIVORNO uw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. Behoudens wettelijke beperkingen, zal LIVORNO trachten u daarvan tijdig te informeren.

5. Hoe lang houdt LIVORNO uw persoonsgegevens bij?

LIVORNO houdt uw persoonsgegevens zo lang bij als vereist is om te voldoen aan de wettelijke en/of deontologische verplichtingen, om de diensten op een correcte manier te verlenen of omdat LIVORNO een gerechtvaardigd belang heeft om uw persoonsgegevens (langer) bij te houden.

Zo heeft LIVORNO er belang bij uw persoonsgegevens te bewaren zolang als nodig ter vrijwaring van haar eigen aansprakelijkheid. In principe is LIVORNO vijf jaar na het beëindigen van haar taak ontlast van haar beroepsaansprakelijkheid en dan ook niet langer verantwoordelijk voor de bewaring van stukken (conform artikel 2276bis Burgerlijk Wetboek). In die zin moet LIVORNO uw persoonsgegevens minstens vijf jaar na de beëindiging van haar taak bewaren. Behoudens wettelijk voorziene uitzonderingen, worden uw persoonsgegevens in principe niet langer dan tien jaar na het laatste gebruik ervan bewaard (elektronisch en/of op papier).

Indien de cliënt aangeeft een toekomstige procedure te beogen, zoals bijvoorbeeld de procedure eerherstel of een procedure in het kader van strafuitvoering (of burgerlijke tenuitvoerlegging van gerechtelijke beslissingen), kunnen persoonsgegevens in samenspraak met de cliënt eventueel langer worden bewaard.
Procesakten met een bijzondere (juridisch) wetenschappelijke relevantie kunnen voor een langere tijd worden bewaard. Deze worden niet verder verspreid, tenzij mits toestemming van de cliënt en na het anoniem maken van de akte zodat de daarin vermelde natuurlijke personen niet kunnen worden geïdentificeerd.

6. Welke rechten heeft u met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens?

De GDPR-Verordening verschaft u verschillende rechten inzake de verwerking van uw gegevens. Zo kunt u steeds vragen om:

6.1 inzage te krijgen in uw persoonsgegevens (recht op toegang en inzage): u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die LIVORNO over u beschikt en om na te gaan waarvoor uw gegevens worden gebruikt;

6.2 uw gegevens te wijzigen (recht op rectificatie): u kunt vragen om onjuiste gegevens te laten verbeteren en onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen;

6.3 uw gegevens te laten wissen (recht op wissing): als u vermoedt dat LIVORNO bepaalde van uw persoonsgegevens onrechtmatig zou verwerken, dan kunt u vragen om deze persoonsgegevens te laten verwijderen. LIVORNO kan dit verzoek weigeren indien de persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of in het kader van ons gerechtvaardigd belang. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijk niet (langer) leverbaar zijn;

6.4 uw gegevens te laten overdragen (recht op overdracht): u hebt het recht om te vragen dat de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, aan u of aan een derde partij worden overgedragen.

In de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald in de GDPR-Verordening heeft u daarnaast het recht om:

6.5 de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken (beperking van de verwerking);

6.6 een bezwaar te formuleren tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang (recht op bezwaar). LIVORNO wijst u erop dat er geen verzet mogelijk is tegen de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van één van de wettelijke verplichtingen, de uitvoering van onze overeenkomsten of het gerechtvaardigd belang.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw voorafgaande toestemming, kunt u deze toestemming op elk moment intrekken, zoals hoger beschreven.
Let wel, in geen geval kan LIVORNO aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.

Als u één van deze rechten wenst uit te oefenen of vragen heeft over het privacybeleid van LIVORNO, kunt u een verzoek richten naar info@livorno.be of per post naar LIVORNO, Sint-Michielslaan 47, 1040 Etterbeek (Brussel).

Het recht op toegang, verwijdering, rectificatie en gegevensoverdracht kan uiteraard niet worden opgelegd na het verstrijken van de bewaartermijn van die gegevens.

Om uw verzoek correct te kunnen behandelen, vraagt LIVORNO u om uw verzoek zo specifiek mogelijk te formuleren. Daarnaast wordt u verzocht om bij elke aanvraag een kopie van de voor- en achterzijde van uw identiteitskaart te voegen. Deze doorgestuurde gegevens zullen uiteraard enkel gebruikt worden om u te identificeren en zullen daarna gewist worden.

U hebt ook steeds de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
T: +32 [0]2 274 48 00
F: +32 [0]2 274 48 35
contact@apd-gba.be

7. Update Privacyverklaring

LIVORNO houdt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring.

Het verdient daarom aanbeveling om regelmatig de Privacyverklaring te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.