Déclaration de confidentialité (pdf)

Version 1 février 2021

Le présent document est la déclaration de confidentialité (ci-après dénommée “Déclaration de confidentialité”) de LIVORNO BV, y compris de tout avocat associé à LIVORNO BV (ci-après dénommé “LIVORNO”). Par la présente Déclaration de confidentialité, LIVORNO souhaite vous informer sur la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées. La présente Déclaration de confidentialité s’applique à toutes les relations entre, d’une part, LIVORNO et, d’autre part, ses clients, fournisseurs, partenaires, prospects et parties adverses.

1. Responsable du traitement

L’entité responsable du traitement de vos données à caractère personnel est LIVORNO BV.

  • Adresse / siège social : Boulevard Saint-Michel 47, 1040 Etterbeek (Bruxelles)
  • Numéro d’entreprise 0738.456.941
  • Numéros de téléphone : +32 486 62 78 32 et +32 497 75 09 55
  • Courrier électronique : info@livorno.be
  • Site web : www.livorno.be (ci-après dénommé “le site web”).

LIVORNO protège votre vie privée dans toute la mesure du possible et agit conformément à celle-ci :

  • la présente Déclaration de confidentialité ;
  • le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommée « règlement GDPR ») ;
  • la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après dénommée « loi-cadre GDPR ») ;

En outre, la déontologie des avocats comporte également de nombreuses obligations en matière de protection des données à caractère personnel. Enfin, on peut bien sûr aussi faire référence au secret professionnel légalement consacré par lequel tout avocat est tenu.

2. Quelles sont les données à caractère personnel traitées ?

En tant que cabinet d’avocats principalement actif dans le domaine du droit pénal, LIVORNO collecte et traite différentes catégories de données à caractère personnel. Ces données personnelles peuvent vous concerner, en votre qualité de client ou de fournisseur de LIVORNO, mais aussi en tant que relation d’affaires ou partie adverse d’un de ses clients

Il n’est pas possible de dresser une liste exhaustive de toutes les données à caractère personnel qui sont traitées. La liste suivante est donc purement illustrative :

2.1 Données à caractère personnel générales :

Nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, adresse, lieu de résidence et domicile, numéro d’entreprise, profession, numéro de téléphone, adresse électronique, coordonnées (y compris les médias sociaux), numéro de fax, coordonnées professionnelles, numéro de registre national et/ou numéro de passeport, copie de la carte d’identité (recto et verso) et/ou du passeport, enregistrement auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises, mandats, fonctions et rôles au sein d’entités juridiques, ainsi que tout ou partie des données (personnelles) susmentionnées de tout agent de ces personnes physiques.

2.2 Il est possible que LIVORNO traite les données à caractère personnel sensibles suivantes dans le cadre des services qu’elle offre (c’est-à-dire principalement l’assistance et le conseil en matière pénale) :

  • le casier judiciaire, les infractions ou les condamnations pénales ;
  • les données financières telles que les relevés de compte, le(s) numéro(s) de compte(s) bancaire(s), les comptes annuels, etc. ;
  • Données familiales et données sur les mineurs ;
  • les données à caractère personnel concernant :
    • des critères protégés, tels qu’énumérés dans la Loi du 30 juillet 1981 tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme ou la xénophobie, à savoir a nationalité, une prétendue race, la couleur de peau, l’ascendance ou l’origine nationale ou ethnique ;
    • les critères protégés, tels que définis par la loi du 10 mai 2007 relative à la lutte contre certaines formes de discrimination, à savoir l’âge, l’orientation sexuelle, l’état civil, la naissance, la fortune, la conviction religieuse ou philosophique, la conviction politique, la conviction syndicale, la langue, l’état de santé actuel ou futur, un handicap, une caractéristique physique ou génétique, l’origine sociale ;
    • le sexe et/ou la dimension sexuelle au sens de la loi du 10 mai 2007 tendant à lutter contre la discrimination entre les femmes et les hommes et de la loi du 22 mai 2014 tendant à lutter contre le sexisme dans l’espace public ;

Autres données à caractère personnel pouvant être pertinentes dans le cadre de procédures pénales ou d’autres procédures judiciaires ou extrajudiciaires dans lesquelles LIVORNO fournit des services. Cela peut bien sûr varier considérablement et varier selon les cas.

2.3 LIVORNO recueille et traite à la fois les données personnelles que vous fournissez directement et celles qui sont obtenues par d’autres moyens, par exemple par une source publique ou un dossier judiciaire (pénal). Veuillez noter que tout responsable de données lié par le secret professionnel n’est pas tenu de communiquer des données qui doivent rester confidentielles dans le cadre du secret professionnel.

2.4 Vos données personnelles sont traitées par LIVORNO en vue d’atteindre divers objectifs, notamment la bonne exécution de nos contrats, la fourniture de services adéquats (services juridiques tels que le conseil et l’assistance devant les autorités judiciaires), la conduite de notre administration générale et financière et la gestion de la base de données des clients et des fournisseurs.

2.5 Via le site web, LIVORNO traite également, entre autres, les données et cookies suivants : données de l’appareil, données du fichier journal telles que l’adresse IP, le navigateur et le système d’exploitation, le site web externe qui vous a renvoyé et les pages que vous avez visitées sur le site web (ainsi que la date et l’heure des pages que vous avez visitées). Ces données sont traitées automatiquement, uniquement à des fins statistiques et en vue d’améliorer le site web. Le site web utilise uniquement des “cookies fonctionnels”, c’est-à-dire des cookies nécessaires au fonctionnement optimal du site web, à l’affichage de certains éléments graphiques, etc. Ces cookies peuvent être placés sans votre consentement, car ils font partie de l’intérêt légitime de LIVORNO.

3. Dans quel but les données à caractère personnel sont-elles traitées ?

3.1 Consentement

LIVORNO traite les données à caractère personnel parce que vous avez donné votre consentement explicite et spécifique à cet effet. Votre consentement est libre et peut être retiré à tout moment.

3.2 Obligations légales, administratives et déontologiques

Les données à caractère personnel sont traitées dans le cadre des obligations légales et administratives auxquelles LIVORNO est soumise. Le traitement des données personnelles a lieu, entre autres, dans le cadre du respect des dispositions contenues dans le Code judiciaire, le Code de déontologie des avocats, la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, ainsi que dans le cadre du respect des obligations fiscales, sociales et comptables. Cette énumération n’est pas exhaustive et peut être sujette à modification.

3.3 Nécessaire à l’exécution d’un contrat ou d’une prestation commandée

Les données à caractère personnel sont collectées et traitées afin d’exécuter correctement les contrats avec les clients et les fournisseurs ou les missions qui leur sont confiées. Cela peut déjà être le cas dans la phase précontractuelle ou en raison de missions urgentes avant qu’un accord réel ne soit conclu.

3.4 Intérêts justifiés

Les données à caractère personnel sont collectées et traitées lorsque LIVORNO et/ou ses clients ont un intérêt légitime, tel que la défense d’intérêts légitimes (en droit et en fait) tant dans le cadre d’une procédure judiciaire qu’en dehors de celle-ci, mais toujours limité à la stricte nécessité de l’intérêt défendu.

4. Qui a accès à vos données ?

En premier lieu, seuls les avocats, les employés et les collaborateurs (y compris les stagiaires) de LIVORNO ont accès à vos données personnelles. L’avocat est tenu à un strict secret professionnel. Vos données sont toujours traitées de manière confidentielle et ne sont pas échangées, vendues, louées ou divulguées à des tiers en dehors de la relation contractuelle ou d’une mission spécifique. LIVORNO collabore avec certains prestataires de services tiers (notamment le personnel de bureau externe, les comptables externes, les assureurs, les prestataires de services informatiques/en ligne, les fournisseurs de logiciels, etc.) avec lesquels vos données à caractère personnel sont partagées dans une mesure limitée en vue d’un traitement ultérieur conforme à la finalité prévue. LIVORNO prendra les mesures nécessaires pour s’assurer que ces prestataires de services traitent vos données à caractère personnel uniquement aux fins et de la manière prévues par LIVORNO et qu’ils fournissent des garanties suffisantes pour respecter et garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Si l’un de ces prestataires de services est situé en dehors de l’Espace économique européen, LIVORNO ne transférera vos données personnelles que si un niveau de protection adéquat est assuré et si le prestataire de services offre des garanties suffisantes en termes de sécurité et de protection des données à caractère personnel.

Dans le cadre de l’exécution de la mission contractuelle (assistance et conseil juridiques), les données peuvent par exemple être partagées avec les parties à la procédure, leurs avocats, les cours et tribunaux, les compagnies d’assurance concernées, les notaires, les huissiers, les experts et les expertes (désignés par le tribunal ou par le client), les agences et autorités gouvernementales, les traducteurs (assermentés), les avocats externes (en tant que « back office », substituts ou sous-traitants, c’est-à-dire tous les avocats avec lesquels LIVORNO coopère), les sous-traitants (entre autres dans les domaines de l’informatique, l’investigation et de la sécurité).

LIVORNO ne mettra pas vos données à caractère personnel à la disposition de tiers à des fins commerciales et/ou promotionnelles, sauf si vous avez donné votre consentement explicite.

Dans des cas exceptionnels, LIVORNO peut être tenu de divulguer vos données personnelles à la suite d’une décision de justice ou pour se conformer à d’autres lois ou règlements obligatoires. Sous réserve des restrictions légales, LIVORNO tentera de vous informer en temps utile.

5. Combien de temps LIVORNO conserve-t-elle vos données à caractère personnel ?

LIVORNO conservera vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour se conformer aux obligations légales et/ou déontologiques, pour fournir les services correctement ou parce que LIVORNO a un intérêt légitime à conserver vos données personnelles (plus longtemps).

Par exemple, LIVORNO a intérêt à conserver vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour garantir sa propre responsabilité. En principe, LIVORNO est libéré de sa responsabilité professionnelle cinq ans après la fin de ses prestations et n’est donc plus responsable de la conservation des documents (selon l’article 2276bis du Code civil). En ce sens, LIVORNO doit conserver vos données à caractère personnel pendant au moins cinq ans après la fin de sa mission. Sauf exceptions prévues par la loi, vos données à caractère personnel ne seront en principe pas conservées (électroniquement et/ou sur papier) pendant plus de dix ans après leur dernière utilisation.

Si le client indique qu’il souhaite engager une procédure future, comme par exemple une procédure de réhabilitation ou une procédure dans le cadre de l’exécution d’une peine (ou de l’exécution civile de décisions de justice), les données à caractère personnel peuvent, en concertation avec le client, être conservées pendant une période plus longue.

Les actes de procédure présentant une pertinence scientifique (juridique) particulière peuvent être conservés plus longtemps. Celles-ci ne seront plus diffusées, sauf accord du client et après que le document ait été rendu anonyme de sorte que les personnes physiques qui y sont mentionnées ne puissent être identifiées.

6. Quels sont vos droits concernant le traitement de vos données à caractère personnel ?

Le règlement GDPR vous donne plusieurs droits concernant le traitement de vos données. Vous pouvez ainsi demander à tout moment de:

6.1 accéder à vos données personnelles (droit d’accès et de consultation) : vous avez le droit de connaître, gratuitement, les données que LIVORNO détient à votre sujet et de savoir à quelles fins elles sont utilisées ;

6.2 modifier vos données (droit de rectification) : vous pouvez demander que les données incorrectes soient rectifiées et que les données personnelles incomplètes soient complétées ;

6.3 pour faire effacer vos données (droit d’effacement) : si vous soupçonnez que LIVORNO traite illégalement certaines de vos données à caractère personnel, vous pouvez demander leur suppression. LIVORNO peut refuser cette demande si les données à caractère personnel sont nécessaires à l’exécution d’une obligation légale, à l’exécution du contrat ou dans le cadre des intérêts légitimes de LIVORNO. Vous reconnaissez qu’en cas de refus de communication ou de demande de suppression de données personnelles, certains services peuvent ne plus être disponibles ;

6.4 de faire transférer vos données (droit de portabilité) : vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies vous soient transférées ou soient transférées à un tiers.

Dans les circonstances et les conditions énoncées dans le règlement GDPR, vous avez également le droit de

6.5 limiter le traitement de vos données à caractère personnel (limitation du traitement) ;

6.6 vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel sur la base d’un intérêt légitime (droit d’opposition). LIVORNO rappelle qu’aucune opposition n’est possible au traitement des données personnelles nécessaires à l’exécution d’une des obligations légales, à l’exécution de nos contrats ou à l’intérêt légitime.

Lorsque le traitement est basé sur votre consentement préalable, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment, comme décrit ci-dessus.

Veuillez noter qu’en aucun cas LIVORNO ne peut être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation erronée ou illégale par un tiers de vos données personnelles.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits ou si vous avez des questions concernant la politique de LIVORNO en matière de respect de la vie privée, veuillez envoyer une demande à info@livorno.be ou par courrier à LIVORNO, Boulevard Saint-Michel 47, 1040 Etterbeek (Bruxelles).

Le droit d’accès, de retrait, de rectification et de transfert des données ne peut évidemment pas être exercé après l’expiration de la période de conservation de ces données.

Afin que LIVORNO puisse traiter correctement votre demande, veuillez être aussi précis que possible. En outre, vous êtes prié de joindre à chaque demande une copie du recto et du verso de votre carte d’identité. Ces données ne seront utilisées que pour vous identifier et seront ensuite supprimées.

Vous avez également la possibilité de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle:

Autorité de protection des données

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
T : +32 [0]2 274 48 00
F : +32 [0]2 274 48 35
contact@apd-gba.be

7. Mise à jour de la Déclaration de confidentialité

LIVORNO se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente déclaration de confidentialité.

Il est donc recommandé de consulter régulièrement la déclaration de confidentialité afin d’être au courant de ces modifications.